Regulamin określa zasady, na jakich AI WORD sp. z o.o. świadczy usługi w modelu subskrypcyjnym i projektowym. Opisuje to, co obiecujemy, czego oczekujemy od Ciebie i co się dzieje, gdy któraś ze stron zmieni zdanie.

1. Definicje

• Studio — AI WORD sp. z o.o., ul. Żurawia 71, 15-540 Białystok, KRS 0000879290, NIP 9662146291.
• Klient — przedsiębiorca korzystający z usług Studia.
• Panel — środowisko, w którym Klient zgłasza zadania, śledzi ich status i odbiera materiały.
• Zadanie — pojedyncze zgłoszenie o jednym określonym efekcie, np. landing page, prezentacja, komplet grafik, automatyzacja.
• Kolejka — uporządkowana lista zadań Klienta, której kolejność ustala sam Klient.
• Zadanie aktywne — zadanie aktualnie realizowane przez Studio.
• Sprint — jednorazowa usługa wdrożeniowa o ustalonym z góry zakresie i terminie.
• Subskrypcja — usługa rozliczana w miesięcznych okresach, obejmująca realizację zadań z kolejki.

2. Rodzaje usług

Studio świadczy usługi w czterech wariantach:

Aktualne ceny podane są na stronie głównej i stanowią kwoty netto, do których doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki. Ceny obowiązujące Klienta w chwili zawarcia umowy nie zmieniają się przez cały czas trwania nieprzerwanej subskrypcji.

3. Zawarcie umowy

Współpraca zaczyna się od bezpłatnej rozmowy kwalifikacyjnej. Podczas niej ustalamy zakres pierwszego zadania, wybrany wariant usługi i termin startu. Umowa zostaje zawarta z chwilą zaksięgowania pierwszej płatności albo — przy płatności odroczonej — z chwilą pisemnego potwierdzenia warunków przez obie strony.

Niezwłocznie po zawarciu umowy, nie później niż następnego dnia roboczego, Studio udostępnia Klientowi dostęp do Panelu. Do Panelu może logować się maksymalnie dwóch użytkowników po stronie Klienta, chyba że ustalono inaczej.

Studio zastrzega sobie prawo do odmowy zawarcia umowy bez podania przyczyny, w szczególności gdy zgłoszone zadanie wykracza poza zakres świadczonych usług.

4. Zasady kolejki zadań

Klient może zgłosić dowolną liczbę zadań w miesiącu. Studio realizuje je sekwencyjnie — jedno zadanie aktywne naraz w wariancie podstawowym, do dwóch w wariancie Studio Plus.

Zgłoszenie zadania wymaga podania czterech informacji: co ma powstać, dla kogo, po czym poznamy sukces oraz na kiedy. Materiały pomocnicze Klient przekazuje w dowolnej formie.

Kolejność zadań w kolejce ustala wyłącznie Klient i może ją zmieniać w dowolnym momencie. Zmiana kolejności nie wpływa na zadanie już rozpoczęte.

Studio potwierdza zakres i planowany termin realizacji zgłoszonego zadania w ciągu jednego dnia roboczego. Jeżeli zadanie jest zbyt obszerne, by dostarczyć je w całości, Studio dzieli je na etapy i informuje o tym Klienta przed rozpoczęciem prac.

5. Terminy realizacji

Typowy czas realizacji pojedynczego zadania wynosi od 48 do 72 godzin roboczych, licząc od potwierdzenia zakresu. Studio pracuje w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach 9:00–17:00.

Bieg terminu zawiesza się na czas oczekiwania na materiały, dostępy lub decyzje po stronie Klienta, niezbędne do kontynuowania prac.

6. Poprawki i zakres zadania

Poprawki mieszczące się w ustalonym zakresie zadania są nielimitowane. Studio pracuje nad zadaniem do momentu, w którym materiał nadaje się do użycia zgodnie z celem opisanym w zgłoszeniu.

Zmiana celu zadania w trakcie realizacji — na przykład skierowanie materiału do innej grupy odbiorców, zmiana rodzaju materiału albo istotne rozszerzenie zakresu — traktowana jest jako nowe zadanie i trafia na koniec kolejki. Studio informuje o tym Klienta, zanim rozpocznie prace nad zmienionym zakresem.

Brak reakcji Klienta na dostarczony materiał przez 14 dni oznacza jego odbiór bez zastrzeżeń. Zadanie schodzi wówczas z kolejki, a Studio przechodzi do kolejnego.

7. Płatności i faktury

Subskrypcja rozliczana jest z góry, w miesięcznych okresach liczonych od dnia zawarcia umowy. Sprint płatny jest jednorazowo przed rozpoczęciem prac.

Studio akceptuje płatność kartą oraz przelewem na podstawie faktury pro forma. Faktura VAT wystawiana jest po zaksięgowaniu płatności i przesyłana na adres e-mail wskazany przez Klienta.

W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 7 dni Studio może wstrzymać realizację zadań do czasu uregulowania należności. Kwota opłacona za Sprint zaliczana jest na poczet pierwszego miesiąca subskrypcji, jeżeli Klient przejdzie na subskrypcję w ciągu 30 dni od zakończenia Sprintu.

8. Gwarancja pierwszego miesiąca

Pierwsze zadanie zrealizowane w ramach subskrypcji objęte jest gwarancją satysfakcji. Jeżeli po jego dostarczeniu i jednej rundzie poprawek Klient uzna, że współpraca nie spełnia jego oczekiwań, Studio zwraca całość opłaty za pierwszy okres rozliczeniowy.

Zgłoszenie w ramach gwarancji należy przesłać mailem w ciągu 14 dni od dostarczenia pierwszego zadania. Zwrot następuje w ciągu 14 dni od zgłoszenia. Materiały dostarczone w tym okresie pozostają własnością Studia i Klient nie może z nich korzystać po skorzystaniu z gwarancji.

9. Pauza i zakończenie współpracy

Subskrypcję można wstrzymać albo zakończyć w dowolnym momencie, ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego. Nie obowiązuje okres wypowiedzenia ani opłata za wcześniejsze zakończenie.

Wstrzymanie subskrypcji zachowuje kolejkę Klienta i jej zawartość przez 60 dni. Po tym czasie kolejka może zostać usunięta, a dostęp do Panelu wyłączony.

Studio może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia regulaminu przez Klienta, w szczególności zalegania z płatnościami powyżej 30 dni. W takim wypadku Klient otrzymuje wszystkie materiały opłacone i odebrane do dnia rozwiązania.

10. Prawa autorskie

Z chwilą zapłaty za okres rozliczeniowy, w którym materiał został dostarczony, Studio przenosi na Klienta autorskie prawa majątkowe do tego materiału, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, na wszystkich polach eksploatacji istotnych dla jego wykorzystania: utrwalania, zwielokrotniania, wprowadzania do obrotu, rozpowszechniania w sieci, a także wprowadzania zmian i tworzenia opracowań.

Wraz z materiałem Studio przekazuje pliki źródłowe: kod HTML, projekty graficzne, pliki prezentacji oraz scenariusze automatyzacji. Klient nie potrzebuje aktywnej subskrypcji, by korzystać z materiałów już odebranych.

Studio zachowuje prawo do posługiwania się zrealizowanymi materiałami w celach referencyjnych — w portfolio, na stronie internetowej i w mediach społecznościowych. Klient może wyłączyć to prawo w dowolnym momencie, zgłaszając sprzeciw mailem.

Materiały przekazane przez Klienta pozostają jego własnością. Klient oświadcza, że dysponuje prawami do materiałów, które przekazuje Studiu do wykorzystania.

11. Poufność

Obie strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w związku ze współpracą, w szczególności danych handlowych, planów i materiałów niepublikowanych. Zobowiązanie obowiązuje przez czas trwania umowy i trzy lata po jej zakończeniu.

Studio wykorzystuje w pracy narzędzia sztucznej inteligencji. Nie przekazuje do nich materiałów oznaczonych przez Klienta jako poufne bez jego wyraźnej zgody.

12. Odpowiedzialność

Studio odpowiada za należyte wykonanie usługi z zachowaniem staranności zawodowej. Odpowiedzialność Studia z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta za okres rozliczeniowy, w którym powstała szkoda.

Studio nie odpowiada za wyniki biznesowe osiągnięte przy użyciu dostarczonych materiałów, w szczególności za liczbę pozyskanych klientów, konwersję czy przychód. Nie odpowiada również za skutki decyzji podjętych przez Klienta na podstawie dostarczonych rekomendacji.

Ograniczenia te nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie.

13. Reklamacje

Reklamacje należy zgłaszać mailem na [email protected], opisując, na czym polega problem i czego Klient oczekuje. Studio rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni i informuje o wyniku mailem.

14. Postanowienia końcowe

Regulamin skierowany jest do przedsiębiorców. Do umów zawieranych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, dla których umowa nie ma charakteru zawodowego, stosuje się przepisy o ochronie konsumentów w zakresie wynikającym z Kodeksu cywilnego.

Studio może zmienić regulamin z ważnych przyczyn, informując o tym aktywnych Klientów mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje zmian, może zakończyć subskrypcję na dotychczasowych warunkach do końca bieżącego okresu rozliczeniowego.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Studia. Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności podjąć próbę polubownego rozwiązania sporu.